O eSocial é um sistema que simplifica a comunicação de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, mas, quando utilizado de maneira incorreta, pode gerar multas significativas para as empresas. Algumas falhas aparentemente simples podem custar caro. Abaixo, explicamos as 9 multas mais comuns que empresas enfrentam por erros no eSocial e como evitá-las.
1. Atraso no Cadastro de Admissão de Empregados
Um dos erros mais recorrentes é o atraso no registro da admissão do novo colaborador. A legislação exige que a empresa cadastre a admissão até um dia antes do início das atividades. Caso contrário, a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por colaborador não registrado a tempo. Essa penalidade pode ser facilmente evitada com a adoção de processos padronizados para registrar admissões de maneira antecipada.
2. Erros na Informação da Folha de Pagamento
A folha de pagamento precisa ser preenchida com exatidão. Qualquer erro, como informações incorretas sobre salário ou descontos, pode resultar em multas que variam de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, dependendo da extensão do erro. Conferir cada dado com rigor e ter uma revisão periódica do sistema de folhas de pagamento é essencial para evitar essa penalidade.
3. Omissão ou Atraso na Comunicação de Afastamentos
Quando um colaborador precisa ser afastado, seja por motivos médicos ou outros, é obrigatório comunicar o afastamento até o primeiro dia útil após o ocorrido. Não realizar essa notificação no prazo ou omiti-la pode gerar multas de até R$ 1.812,87 por evento. Definir um fluxo de trabalho que priorize a comunicação rápida desses afastamentos é uma prática fundamental.
4. Não Envio de Informações sobre Acidentes de Trabalho
Em caso de acidente de trabalho, é obrigatório informar o ocorrido até o primeiro dia útil. A falta dessa notificação pode resultar em multas que variam entre o valor mínimo e o máximo de R$ 6.708,96. Como os acidentes podem ocorrer inesperadamente, é importante educar a equipe sobre a importância da comunicação imediata em casos de acidentes.
5. Erros ou Omissões nos Dados de Segurança e Saúde do Trabalho (SST)
O eSocial exige que a empresa mantenha atualizados os dados sobre segurança e saúde do trabalho (SST). Falhas na entrega dessas informações podem acarretar multas de até R$ 4.025,33. Implementar um sistema de acompanhamento das atividades de SST é crucial para garantir que os dados estejam sempre corretos e atualizados.
6. Atraso na Comunicação de Desligamento
O processo de desligamento de um colaborador também deve ser reportado ao eSocial em até dez dias corridos após o desligamento. Caso esse prazo seja ultrapassado, a empresa poderá enfrentar multas de R$ 201,27 por colaborador. Ter uma rotina de acompanhamento das datas de desligamento ajuda a evitar essa falha.
7. Erros no Cadastro de Dados Pessoais dos Trabalhadores
Manter os dados pessoais dos colaboradores corretos e atualizados é essencial. Informações como CPF, nome e NIT (Número de Identificação do Trabalhador) precisam estar corretas, e erros nessa área podem resultar em multas a partir de R$ 600,00. Conferir esses dados regularmente e corrigi-los quando necessário é uma ação preventiva importante.
8. Ausência de Informações sobre FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) precisa ser recolhido de forma precisa e informada corretamente ao eSocial. A falta de informações ou o pagamento incorreto do FGTS resulta em multas proporcionais ao valor devido, além de acréscimo de juros e correção monetária. Realizar auditorias periódicas na contabilidade de FGTS é uma prática recomendada para evitar multas nessa área.
9. Inconsistência nas Informações de Horas Extras
As horas extras realizadas por um colaborador devem ser registradas com exatidão. Qualquer inconsistência pode resultar em multas proporcionais aos valores devidos ao trabalhador, além de autuações por parte da fiscalização. Automatizar o controle de ponto e garantir que as horas extras estejam devidamente registradas são estratégias eficazes para evitar esse problema.
Como Evitar Multas do eSocial?
Para evitar essas multas, é fundamental manter os processos internos bem organizados e investir em soluções tecnológicas que auxiliem no controle dos prazos e na precisão das informações prestadas. Capacitar a equipe responsável pela gestão do eSocial e realizar auditorias periódicas são passos essenciais para garantir o cumprimento das obrigações e reduzir o risco de penalidades.
Evitar erros no eSocial pode parecer trabalhoso, mas é um esforço necessário para manter a empresa em conformidade e evitar despesas desnecessárias.
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